«Актуальные вопросы по ведению делопроизводства в учреждениях образования в свете требований действующего законодательства Республики Беларусь»
Вопросы, рассматриваемые на семинаре:
- Законодательство в сфере делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь и ответственность за его нарушение.
- Документирование управленческой деятельности:
- Правила оформления документов. СТБ 6.38-2016 и Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (с изменениями и дополнениями). Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Оформление реквизитов документов. Бланки документов, изготовление и учет гербовых бланков. Угловой штамп. Документы, на которых необходимо проставление печати организации. Типичные ошибки.
- Требования к текстам документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказ, протокол, акт, докладная записка, справка, письмо). Типичные ошибки, допускаемые при составлении и оформлении этих документов.
- Правила изготовления и заверения копий документов (постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256, Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.01.2013 № 9).
- Организация работы с документами.
- Документооборот в организации. Прием, регистрация и исполнение входящих документов. Регистрация и отправка внутренних документов. Регистрация и прохождение внутренних документов.
- Контроль исполнения документов.
- Порядок составления, согласования, утверждения, оформления и использования номенклатуры дел организации.
- Формирование и оформление дел в делопроизводстве. Порядок применения номенклатуры дел.
Семинар проводит:
Гресская Ирина Владимировна, главный специалист управления по образованию, спорту и туризму Узденского райисполкома.
Место проведения семинара: малый актовый зал райисполкома
Начало семинара: 10-30
- Законодательство в сфере делопроизводства и архивного дела в Республике Беларусь и ответственность за его нарушение.
Все организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязаны обеспечивать работу с документами в едином порядке, установленном законодательством, соблюдать правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения документации. Не менее важным этапом работы с документами, чем их создание и обращение, является их хранение, порядок которого также закреплен в законодательстве.
Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях за нарушение законодательства о делопроизводстве, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработке, движению, хранению предусмотрено наложение штрафа на должностных лиц.
(см. распечатку)
- Документирование управленческой деятельности:
2.1. Все документы, которые мы составляем в процессе работы, можно назвать одним словом – организационно-распорядительная документация. Выделяются следующие основные группы документов:
- распорядительные документы (приказ, постановление, решение);
- организационные документы (устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция работнику и др.);
- справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.).
Особняком стоит такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты справочно-информационного и распорядительного документа.
Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от ведомственной специфики организаций.
При подготовке любого документа в первую очередь необходимо руководствоваться:
– Государственным стандартом Республики Беларусь 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2016), который вступил в силу с 1 июня 2017 г.
– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
– Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
УСОРД – это комплекс унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм, т.е. это готовые образцы, так называемые шаблонные документы. УСОРД – методический документ, а значит, содержание (текст) унифицированной формы можно изменять и адаптировать по мере необходимости. Однако чтобы документ имел юридическую силу, при его подготовке нужно соблюдать действующие нормы законодательства.
2.2. О бланках документов
Стандартом установлено 2 вида бланков для использования. Это бланк для письма и общий бланк (для всех видов организационно-распорядительных документов).
Изготавливаются бланки на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) с соблюдением полей: левое – 30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижние – не менее 20 мм. Бываю бланки формата А5 (для документов, содержащих 5-7 строк текста).
Бланки могут быть с продольным или угловым расположением реквизитов, а сами реквизиты – центрованным или флаговым способом. – пояснить!
ВАЖНО: Во всех организациях независимо от форм собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.
Отличие бланков: пояснить!
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ:
ГУО уже не пишет никто! Но:
- Вышестоящая организация
СШ № 2, Дещенка, Вясёлка – правильно
Зеньковичи- все правильно, кроме области
Озерский детсад – ту-це
Не соблюдаются поля!
- В бланке приказа – адрес и телефоны!!! – Семеновичи, Литвяны, ясли-сад № 1.
Для бланка можно использовать шрифт и TNR и Arial размером от 6 до 16 кегля, а для названия организации до 24.
Можно использовать угловые штампы!
Штампы тоже могут быть для письма, общий угловой и для конкретного документа.
2.3. Требования к текстам документов. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказ, протокол, акт, докладная записка, справка, письмо).
Общие правила оформления документов
(говорим только о форме, содержание – это другая история. Иногда читая приказы на белорусском языке кажется, что писал иностранец).
Требования к оформлению документации в новом стандарте изменены для упрощения ее набора на компьютере. Они коснулись расположения отдельных реквизитов документов: введены новые требования, а также уточнены имеющиеся.
Кроме того, уточнено оформление отдельных реквизитов. Например, установлен запрет на перенос слов в тексте. Он не распространяется на оформление таблиц.
Итак, при оформлении документов необходимо:
1) соблюдать поля:
— левое — 30 мм;
— правое — не менее 8 мм;
— верхнее и нижнее — не менее 20 мм;
2) печатать текст шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr);
3) использовать размер шрифта не менее 13 пт (в госорганах – 15);
4) не допускать текстовые выделения в виде подчеркивания;
5) не печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами;
6) реквизиты отделять друг от друга полуторным межстрочным интервалом. К реквизитам приказа относятся: «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Заголовок к тексту», «Текст», «Подпись», «Виза»;
На заметку Допускается отделять друг от друга реквизиты документа пробельной строкой (Enter). Пробельная строка равна размеру используемого шрифта. То есть при наборе текста шрифтом, равным 15 пт, пробельная строка будет равна 15 пт.
7) без переноса слов оформлять текст приказа и многострочные реквизиты. К многострочным реквизитам относятся реквизиты, которые не помещаются по длине на одну строку. При этом максимальная длина данных реквизитов — 73 мм.
Пример Общество с ограниченной ответственностью «Весна»
8) в конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставить;
9) распорядительную часть приказа начинать словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.
В текстах сложных по структуре приказов по личному составу следует использовать слово «ПРИКАЗЫВАЮ»;
10) прописными буквами печатать:
— реквизит «Название вида документа»;
— слово «ПРИКАЗЫВАЮ»;
— в грифе согласования — слово «СОГЛАСОВАНО»;
11) без абзацного отступа печать реквизиты:
— «Название вида документа»;
— «Заголовок к тексту»;
— «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
12) расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатать на расстоянии 120 мм.
Оформление реквизитов приказа
Приказ содержит определенные реквизиты, которые надо располагать в следующем порядке:
- Реквизит «Наименование организации» — указывается полное наименование организации согласно ее уставу.
- Реквизит «Название вида документа». Каждый документ имеет свое назначение, на основании которого определяется его вид.
- Реквизит «Дата документа». Датой приказа является дата его подписания.
Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами – «25.12.2011». В конце буква «г» не ставится.
!!! Следует обратить особое внимание, что даты приема, перевода и увольнения указывают в приказах по личному составу без предлога «с», а крайние даты при указании периодов – с применением предлогов «с» и «по».
- Реквизит «Регистрационный индекс». Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой:
«к» — для документов 75-летнего срока хранения;
«л» — для документов 3-летнего срока хранения.
- Реквизит «Место составления или издания». Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.
- Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. При этом он должен отвечать на вопрос «О чем?»
- Реквизит «Текст». Текст приказа излагается от первого лица единственного числа. Слово «ПРИНЯТЬ» и фамилия работника в приказах по личному составу печатаются прописными буквами без кавычек и пробелов. Пункт «Приказ довести до сведения…» не включается.
В реквизит «Текст» включается основание издания приказа. Для него установлены отдельные требования. Так, само слово «Основание» печатается без абзацного отступа и остается открытым, то есть под ним ничего не располагается (не печатается). Текст основания печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.
- Реквизит «Подпись». Данный реквизит состоит:
– из наименования должности лица, подписавшего документ. При этом указывается фактическая должность лица, например директор. Допускается также использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Однако перед наименованием должности не допускается ставить предлог «За» или косую черту. Кроме того, в наименовании должности, как правило, указывается видовое наименование организации (управление, школа, детский сад), например директор школы;
— собственноручной подписи;
— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). При этом инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
- Реквизит «Виза». Данным реквизитом оформляется внутреннее согласование проекта документа. Он включает наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
- Она может быть оформлена:
— на лицевой стороне последнего листа документа;
— оборотной стороне документа;
— отдельном листе ознакомления.
Особенности оформления приказов по личному составу и основной деятельности
Если приказ по личному составу касается одного работника, то в заголовок выносят фамилию и инициалы работника: «О приеме на работу Иванова И.П.» и др.; если группы работников, но по одному основанию – приказ будет иметь общий заголовок: «О приеме на работу», «О предоставлении трудовых отпусков» и др.; если приказ по личному составу объединяет несколько действий (прием и увольнение; прием, перевод и увольнение и т.п.), заголовок будет носить общий характер: «По личному составу».
Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. В приказах по личному составу основание издания документа указывают в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, его указывают в конце текста.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов по личному составу располагают в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.
Расставляем пункты в приказе
После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.
Каждый приказ по личному составу должен иметь основание. При приеме на работу основанием являются заявление работника о приеме на работу и трудовой договор (контракт), в других случаях – соответствующие документы (заявления, докладные записки, документы аттестационной комиссии и др.). Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований. Их указывают после этого пункта и нумеруют арабскими цифрами с точкой. Если несколько пунктов приказа издаются по одному основанию, то его допускается указывать в конце текста.
Слово «Основание» печатается от нулевого положения табулятора (без абзаца), а относящаяся к нему информация – столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После слова «Основание» ставится двоеточие.
Внутренне согласование приказа оформляют путем визирования его проекта. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности, собственноручную подпись, расшифровку подписи лица, визирующего документ, и дату визирования:
Начальник отдела кадров
Серова И.И. Серова
22.12.2011
Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Она включает слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа. Если приказ по личному составу касается 2, 3 и более работников, то запись об ознакомлении с приказом формулируется во множественном числе: «С приказом ознакомлены», после чего ставится двоеточие.
При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления (необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату.
Пример
Шаблон реквизита «Виза ознакомления» (нескольких работников)
С приказом ознакомлены: Подпись А.И. Петрова
____.12.2011
Подпись С.Ф. Щупиков
____.12.2011
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.
Дословно из п.99 Инструкции:
«В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.
При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен».
И еще из инструкции: п.99:
«Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Полезно также помнить, как отменить приказ:
«Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ ... от ... № ....».
2.4. Правила изготовления и заверения копий документов (постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256, Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.01.2013 № 9).
Копии:
- для себя или для других
- на ксероксе или на принтере
- Организация работы с документами.
Номенклатура дел учреждения образования
В основе организации делопроизводства в любой организации, как общего, так и кадрового, лежит номенклатура дел.
НД – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел учреждения образования составляется на 1 год на основании «Перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения», утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52.
Номенклатура дел организации составляется (пересматривается) ежегодно, подписывается и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.
1. О стандартах в делопроизводстве.
Все документы, которые возникают в процессе деятельности учреждений (приказы, справки, письма, докладные записки, акты и др.) можно назвать одним словом – организационно-распорядительная документация.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
Именно о ней, в первую очередь, сегодня разговор. Учитывая, что сроки хранения документов, составленных нами, могут быть от года до бесконечности («постоянно»)… и чтобы не было стыдно перед потомками… необходимо знать основные требования к оформлению ОРД.
В системе организационно-распорядительных документов (ОРД) выделяются следующие основные группы документов:
- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);
- справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).
Особняком стоит такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты справочно-информационного и распорядительного документа.
Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов.
При подготовке какого-либо документа в первую очередь необходимо руководствоваться:
– Государственным стандартом Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004);
– Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта РБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).
– Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 (далее – УСОРД).
Другими словами: Чтобы сократить время на составление кадровой и другой документации, специалисты прибегают к уже готовым образцам, так называемым шаблонным документам.
Унифицированные формы разработаны для всех и потому не могут учитывать потребности конкретной организации (нанимателя). Кроме того, УСОРД – это методический документ, а значит, содержание (текст) унифицированной формы можно изменять и адаптировать по мере необходимости. Однако рамки изменений документа все же есть. Чтобы документ имел юридическую силу, при его подготовке нужно соблюдать действующие нормы законодательства.
- Номенклатура дел учреждения образования
В основе организации делопроизводства в любой организации, как общего, так и кадрового, лежит номенклатура дел.
НД – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков их хранения. (Два ключевых момента!!!)
Номенклатура дел учреждения образования составляется на 1 год на основании «Перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения», утвержденного постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52.
При составлении НД необходимо также перечитать главу 10 Инструкции по делопроизводству и главу 5 Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций». Они так и называются СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.
- Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел.
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем и утверждается руководителем организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.
- Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.
В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
- Руководство
- Планирование
- Производственная деятельность
- Финансирование
- Учет и отчетность
- Работа с кадрами
- Работа архива
- Журналы регистрации входящих и исходящих документов
Правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
Каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам (т.н. исходящие документы) и, в свою очередь, получает документы от них (т.н. входящие документы). Помимо этого, в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество внутренних документов (докладные записки, положения, инструкции, акты и т.д.). Правила регистрации всех этих групп документов несколько отличаются от требований, предъявляемых к регистрации приказов.
Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.
При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный (в отличие от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел . Например, регистрационный индекс документа – 3-18/248, где 3 – индекс структурного подразделения, 18 – номер дела по номенклатуре, 248 – порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Тем не менее, при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:
- каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;
- входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.
Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого каждой организацией самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.п.).
Регистрация входящих документов
Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается централизованно службой документационного обеспечения управления: канцелярией, общим отделом, секретарем и др. (далее – служба ДОУ).
До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с отметкой на конверте «Ошибочно доставлено». В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, а второй остается в службе ДОУ.
Все полученные конверты вскрываются в службе ДОУ за исключением присланных в адрес общественных организаций (например, профкома) и с пометкой «лично». Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются кроме следующих случаев:
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
если на документе отсутствует реквизит «Дата»;
если дата документа существенно отличается от даты его получения;
если в полученном документе нет адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Также следует сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.
В случае отсутствия в конвертах листов документа или приложений отправителю посылается запрос или сообщение по телефону, а на документе ставится отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.
Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) с датой поступления. Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на конвертах (пакетах).
Регистрационный штамп имеет размеры 16х42 мм, проставляется справа на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа и оформляется следующим образом:
|
сокращенное наименование организации
|
После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям.
Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организации.
При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется дата поступления и индекс документа. В качестве индекса указывается порядковый номер поступившего документа. Регистрационный штамп, таким образом, приобретает следующий вид:
Входящий документ регистрируется в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК) или журнале регистрации входящих документов. У нас – в журнале!
Форма такого журнала закреплена в инструкции по делопроизводству и имеет следующий вид:
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
|
Дата поступления и индекс документа
|
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа
|
Краткое содержание
|
Резолюция или кому направлен документ
|
Расписка в получении
|
Отметка об исполнении
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в организации оформляется приказом руководителя.
Документы после регистрации должны передаваться на рассмотрение руководству в день поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая переносится в соответствующую графу журнала регистрации входящих документов.
После этого документ направляется исполнителю.
Если документ не требует решения руководства, он передается непосредственным исполнителям согласно их компетенции. В этом случае резолюция, естественно, не оформляется.
После исполнения поступившего документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка включает в себя следующие данные:
слова «В дело» с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;
краткие сведения об исполнении документа (например: «Подготовлен ответ. Исх. № … от …» или «Информация передана по телефону 15.07.2002»);
личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;
дату.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется слева на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа.
Отметка об исполнении документа переносится в журнал регистрации входящих документов. После этого документ подшивается в дело согласно отметке об исполнении документа.
Приведем пример оформления входящего документа после совершения над ним всех регистрационных процедур (до оформления отметки об исполнении
НВА «Кн³жны дом» НПО «Книжный дом»
вул. Я.Коласа, 55, 220113, г. М³нск ул. Я.Коласа, 55, 220113, г. Минск
тэл. (0172)32-18-96 тел.(0172)32-18-96
факс (0172)32-18-97 факс (0172)32-18-97
Р.р. 3041223650029 ¢ Гарадской дырэкцыi Р.с. 3041223650029 в Городской дирекции
АКБ «Белб³знэсбанк», код 739 АКБ «Белбизнесбанк», код 739
04.07.2002 № 4-9/131
На № _________ад___________ Директору
ООО «Публицист»
О проведении международной Перовичу В.Л.
книжной выставки ул. Кропоткина, 57
220002, г. Минск
Чалому В.Н.
Оформить заявку и подготовить
перечень наших изданий
для выставки к 12.07.2002
Подпись Перовича
07.07.2002
Уважаемый Вячеслав Леонидович!
Фирма «Книжный дом» проводит 20–25 сентября 2002 г. в г. Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства России, Украины, Казахстана, Польши, Великобритании, Германии и других стран.
Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в нашей выставке.
Для этого необходимо до 01.08.2002 прислать в наш адрес заявку на участие в выставке (форма заявки прилагается), а также два экземпляра каталога (перечня) изданий, которые Вы хотели бы представить на выставке, с указанием стоимости каждого издания. В случае положительного решения об условиях и порядке проведения выставки будет сообщено дополнительно.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
С уважением,
Директор НПО Подпись Г.М. Брегер
Вертинский 232 51 38
|
ООО «Публицист» 07.07.2002 № 57
|
Регистрация исходящих документов
Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно службой ДОУ в регистрационно-контрольных карточках или в журнале регистрации исходящих документов.
Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.
Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления его на подпись руководителю проставляет на нем индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа, например: № 5-14. После подписания документ передается в службу ДОУ, где он регистрируется и к индексу добавляется порядковый номер исходящего документа, например: № 5-14/346. Порядковые номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6–15/345 (6 – индекс бухгалтерии, 15 – номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 – индекс отдела кадров, 14 – номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа) и т.д.
Регистрационный индекс с документа переносится в РКК.
Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».
Рассмотрим примеры оформления исходящего документа-ответа на письмо, приведенное в предыдущем примере, и заполнения РКК на него.
Образец оформления исходящего документа-ответа
ТАА «Публ³цыст» ООО «Публицист»
вул. Крапотк³на, 57, 220002, г. М³нск ул. Кропоткина, 57, 220002, г. Минск
тэл.(0172) 68-66-17 тел.(0172) 68-66-17
факс(0172) 69-04-02 факс(0172) 69-04-02
Р.р. 3041223650920 у Гарадской дырэкцыi Р.с. 3041223650920 в Городской дирекции
АКБ «Белб³знэсбанк», код 937 АКБ «Белбизнесбанк», код 937
14.07.2002 № 1-18/57
На № 4-9/131 ад 04.07.2002
Директору
НПО «Книжный дом»
Об участии в международной г-ну Брегеру Г.М.
книжной выставке ул. Я.Коласа, 55,
220113, г. Минск
Уважаемый Герман Максимович!
Благодарим Вас за приглашение принять участие в международной книжной выставке, организуемой Вашей фирмой. ООО «Публицист» готово представить на выставку ряд изданий, получивших высокую оценку экспертов некоторых белорусских и российских научных учреждений и вузов.
Ждем Ваших предложений об условиях и порядке проведения выставки.
Приложение: 1. Заявка на участие в выставке на 1 л. в 1 экз.
- Перечень изданий ООО «Публицист» для экспонирования на выставке на 3 л. в 2 экз.
С уважением,
Директор ООО Подпись В.Л. Перович
Чалый 268 66 15
Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на исходящий документ
|
12345678910111213141516171819202122232425262728293031
|
|
12.07.2002 Срок исполнения
|
Название документа
|
НПО «Книжный дом» Автор (корреспондент)
|
|
07.07.2002 № 57 Дата и индекс поступления
|
04.07.2002 № 4-9/131 Дата и индекс документа
|
|
|
О проведении международной книжной выставки Краткое содержание
|
|
Чалому В.Н. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12.07.2002 Резолюция или кому направлен документ
|
|
Подготовлен ответ Исх. № 1-18/57 от 14.07.2002 Отметка об исполнении документа
|
|
Расписка исполнителя в получении документа Контрольные отметки
|
Как видно, порядковый номер поступления документа-запроса (57) и порядковый номер исходящего документа-ответа (57) совпадают.
Как уже отмечалось, после исполнения входящего документа-запроса на нем проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В приведенном примере входящего документа-запроса она будет иметь следующий вид:
|
В дело 1-18 Подготовлен ответ. Исх. № 1-18/57 от 14.07.2002 07.07.2002 Подпись Чалого 14.07.2002
|
|
|
|
|
|
|
ООО «Публицист» 07.07.2002 № 57
|
|
|
|
|
|
|
Аналогичным образом отметка об исполнении документа проставляется в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов:
|
Дата поступления и индекс документа
|
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа
|
Краткое содержание
|
Резолюция или кому направлен документ
|
Отметка об исполнении
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
07.07.2002 № 57
|
НПО «Книжный дом» 04.07.2002 № 4-9/131
|
О проведении международной книжной выставки
|
Чалому В.Н. Оформить заявку и подготовить перечень наших изданий для выставки к 12.07.2002
|
В дело 1-18 Подготовлен ответ. Исх. № 1-18/57 от 14.07.2002
|
Если же исходящий документ является инициативным, то он будет зарегистрирован на отдельной карточке. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства на отдельных карточках допускается регистрировать и документы-ответы, однако в этом случае требуется заполнять дополнительные экземпляры РКК на исходящие документы-ответы.
В указанных случаях регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера исходящего документа. Так, в приведенном примере ответного документа порядковый номер ответа будет уже не 57, а, например, 101. Соответственно и индекс исходящего документа будет не 1-18/57, а 1-18/101.
В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) графа «Отметка об исполнении документа» заполняется после получения ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответ не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «В дело» с добавлением индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа.
На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экземпляр РКК, который помещается в справочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экземпляр РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (составитель документа проставляет дату на копии, если срок не указан в тексте документа).
Сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы.
Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации исходящих документов. Например:
|
Дата и индекс документа
|
Корреспондент
|
Краткое содержание документа
|
Отметка об исполнении документа
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
|
14.07.2002 № 1-18/101
|
НПО «Книжный дом»
|
Об участии в международной книжной выставке
|
В дело 1-18
|
При журнальной форме регистрации документов порядковый номер исходящего документа всегда будет самостоятельным и никак не связанным с порядковым номером поступления.
После регистрации первый экземпляр исходящего документа направляется корреспонденту по назначению, а его копия (т.н. отпуск) подшивается в соответствующее дело. Вместе с копией исходящего документа в это дело включается документ-запрос (если исходящий документ является ответным) или документ-ответ (если исходящий документ являлся инициативным и требовал письменного ответа).
Регистрация внутренних документов
Правила регистрации внутренних документов различаются в зависимости от вида документа.
Распорядительные документы (распоряжения, указания, решения, постановления), протоколы, акты регистрируются по тем же правилам, что и приказы. Они регистрируются на карточках или, при незначительном объеме документооборота, в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера, присвоенные им в пределах данного вида документа в течение делопроизводственного года. Соответственно при журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.
Другие наиболее важные внутренние документы (докладные записки, справки и т.д.) регистрируются на общих основаниях по тем же правилам, что и исходящие документы. Для регистрации таких документов может вестись отдельный журнал либо их, при очень небольшом количестве, можно регистрировать в одном журнале с исходящими документами (Примерной инструкцией по делопроизводству установлена единая форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов).
.jpg)
.jpg)
